DOKUMENTY

Celem usprawnienia obsługi poniżej przedstawiony został wykaz podstawowych dokumentów i informacji, wymaganych przy sporządzaniu aktów notarialnych obejmujących najczęściej występujące w praktyce umowy i oświadczenia. Spis ten nie ma charakteru wyczerpującego, gdyż z uwagi na okoliczności konkretnego przypadku może zachodzić konieczność przedstawienia dodatkowych, niewymienionych niżej dokumentów i danych. Wszelkie informacje dotyczące planowanej czynności oraz dokumentacji koniecznej do jej dokonania uzyskają Państwo w sekretariacie Kancelarii, a w sprawach mniej zawiłych także telefonicznie lub drogą mailową.

Osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu wydana cudzoziemcowi).

Dokumenty należy dostarczyć do Kancelarii odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem dokonania czynności. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób: osobiście, przesyłką pocztową, kurierską lub drogą elektroniczną. Oryginały dokumentów powinny zostać przedłożone notariuszowi najpóźniej w dniu czynności.

1. SPRZEDAŻ/DAROWIZNA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ:

  • numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu,
  • informacja o stanach cywilnych stron,
  • wypis z rejestru lokali,
  • wypis z rejestru budynków dotyczący budynku w którym znajduje się lokal,
  • wypis z rejestru gruntów dotyczący gruntu na którym posadowiony jest budynek z lokalem,
  • przy sprzedaży – zaświadczenie z właściwego urzędu gminy: o położeniu działki, na której znajduje się budynek ze sprzedawanym lokalem, na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji oraz o położeniu tej działki na terenie specjalnej strefy ekonomicznej,
  • przy sprzedaży – cena sprzedaży, sposób i termin jej zapłaty,
  • przy darowiźnie – wartość rynkowa nieruchomości,
  • termin wydania lokalu,
  • w przypadku udzielenia kredytu na zakup lokalu – nr rachunku bankowego strony sprzedającej oraz umowa kredytowa do wglądu.

Jeżeli strona sprzedająca / darująca nabyła nieruchomość na podstawie dziedziczenia lub zasiedzenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

2. SPRZEDAŻ/DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:

  • jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu prowadzona jest księga wieczysta –  numer księgi wieczystej,
  • zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, potwierdzające, że stronie zbywającej przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
  • informacja o stanach cywilnych stron,
  • przy sprzedaży – cena sprzedaży, sposób i termin jej zapłaty,
  • przy darowiźnie – wartość rynkowa prawa do lokalu,
  • termin wydania lokalu,
  • w przypadku udzielenia kredytu na zakup lokalu – nr rachunku bankowego strony sprzedającej oraz umowa kredytowa do wglądu.

Jeżeli strona sprzedająca / darująca nabyła prawo do lokalu na podstawie dziedziczenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności, zachowku, bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

3. SPRZEDAŻ/DAROWIZNA NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ / PRAWA UŻYTKOWANIA WIECZYSTEGO:

  • numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości,
  • jeśli nabycie nastąpiło w drodze umowy – wypis aktu notarialnego (do wglądu), bądź jego kserokopia,
  • wypis z rejestru gruntów,
  • w przypadku gdy przedmiotem umowy jest działka/działki, które będą wydzielane do nowej księgi wieczystej wyrys z mapy ewidencyjnej,
  • jeśli na działce znajdują się budynki wypis z kartoteki budynków,
  • opis zabudowań znajdujących się na gruncie,
  • informacja o stanach cywilnych stron,
  • przy sprzedaży – zaświadczenie z właściwego urzędu gminy: o położeniu działki na terenie objętym miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, a jeśli działka nie jest położona na terenie objętym miejscowym planem wtedy zaświadczenie powinno zawierać informację czy dla działki została wydana decyzja o zagospodarowaniu terenu (np. decyzja o warunkach zabudowy); o położeniu działki na obszarze rewitalizacji  lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji oraz o położeniu działki na terenie specjalnej strefy ekonomicznej,
  • przy sprzedaży – zaświadczenie z właściwego starostwa powiatowego o tym, że działka jest objęta uproszczonym planem urządzania lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (decyzja starosty wydana na podstawie inwentaryzacji stanu lasów),
  • przy sprzedaży – cena sprzedaży, sposób i termin jej zapłaty,
  • przy darowiźnie – wartość rynkowa przedmiotu umowy,
  • termin wydania nieruchomości,
  • w przypadku udzielenia kredytu na zakup – numer rachunku bankowego strony sprzedającej oraz umowa kredytowa do wglądu.

Jeżeli strona sprzedająca / darująca nabyła przedmiot umowy na podstawie dziedziczenia albo zasiedzenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności (współużytkowania wieczystego), zachowku bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

4. USTANOWIENIE HIPOTEKI/SŁUŻEBNOŚCI:

  • numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości,
  • wypis z rejestru gruntów,
  • informacja o stanie cywilnym podmiotu ustanawiającego ograniczone prawo rzeczowe,
  • przy ustanawianiu hipoteki – do wglądu dokument obejmujący w swej treści czynność prawną, z której wynika wierzytelność mająca być zabezpieczona hipotecznie (np. umowa kredytu, pożyczki, sprzedaży itp.),
  • przy ustanawianiu służebności (opcjonalnie) – mapa z zaznaczonym sposobem wykonywania służebności (przebiegiem dojazdu, umiejscowieniem urządzeń przesyłowych itp.).

Jeżeli nieruchomość lub prawo, które ma być obciążone, nabyte zostało na podstawie dziedziczenia albo zasiedzenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

5. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA USTANAWIAJĄCA ROZDZIELNOŚĆ MAJĄTKOWĄ:

  • odpis skrócony aktu małżeństwa (nie dotyczy intercyz przedmałżeńskich).

6. TESTAMENT:

  • dane osób powołanych do spadku (zapisobierców, wykonawcy testamentu, osób obciążonych obowiązkiem wykonania polecenia ) – imiona , nazwiska, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia lub numer PESEL,
  •  przy testamencie z zapisem windykacyjnym lub zwykłym – opis przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości – numer księgi wieczystej lub wypis z rejestru gruntów).

7. PEŁNOMOCNICTWO:

  • dane osobowe pełnomocnika, (imiona, nazwiska, imiona rodziców, nr PESEL, adres zamieszkania),
  • zakres umocowania,
  • przy umocowaniu do zbycia / nabycia / obciążenia lub innej czynności mającej za przedmiot konkretną nieruchomość lub prawo użytkowania wieczystego – numer księgi wieczystej (w przypadku lokali spółdzielczych – dane lokalu lub numer księgi wieczystej, jeśli jest prowadzona).

8. POŚWIADCZENIE DZIEDZICZENIA:

  • akt zgonu spadkodawcy,
  • numer PESEL spadkodawcy,
  • wszystkie testamenty sporządzone przez spadkodawcę (w tym odwołane) – jeśli były sporządzane, akty stanu cywilnego spadkobierców ustawowych (akt urodzenia – w przypadku osób, które nie zawierały związku małżeńskiego; w pozostałych przypadkach akt małżeństwa),
  • jeśli w skład spadku wchodzi nieruchomość – numer księgi wieczystej lub wypis z rejestru gruntów.

PRZYKŁADOWE DOKUMENTY DODATKOWE:

  • dokument pełnomocnictwa – jeżeli strona działa przez pełnomocnika,
  • umowa majątkowa małżeńska – jeżeli nabywca pozostaje w ustroju rozdzielności majątkowej,
  • uchwała organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności (o ile konieczność jej uzyskania wynika z przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych danego podmiotu),
  • dokument wykazujący następstwo prawne po osobie ujawnionej w księdze wieczystej (np. akt poświadczenia dziedziczenia,  postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, postanowienie o przysądzeniu własności, o nabyciu nieruchomości przez zasiedzenie) jeżeli stroną aktu jest podmiot, którego prawo nie zostało dotychczas ujawnione w księdze wieczystej,
  • zaświadczenie o powierzchni i położeniu lokalu wydane przez spółdzielnię mieszkaniową oraz wypis z rejestru gruntów – w przypadku zamieszczenia w akcie notarialnym wniosku o założenie księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  • wypis z rejestru budynków lub kartoteki budynków oraz wyrys z mapy ewidencyjnej – w przypadku zamieszczenia w akcie notarialnym wniosku o ujawnianie budynku w księdze wieczystej,
  • decyzja wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
  • wyciąg z wykazu zmian gruntowych (wykaz synchronizacyjny) – w przypadku zmiany powierzchni nieruchomości.